Quand Excel ne suffit plus : passer à une application métier

Excel n'est pas le problème. C'est probablement l'outil le plus utile jamais mis entre les mains d'un dirigeant : gratuit ou presque, immédiat, sans formation. La plupart des entreprises que je rencontre ont démarré leur activité dans un tableur, et elles ont eu raison.

La vraie question n'est donc pas « faut-il quitter Excel », mais : à quel moment un tableur cesse d'être un outil et devient un risque ? Et surtout, comment reconnaître ce moment avant l'incident, plutôt qu'après ?

Un tableur ne vous prévient pas quand il atteint sa limite. Il continue.

L'histoire qui devrait tous nous faire réfléchir

Automne 2020, Royaume-Uni. L'agence de santé publique anglaise centralise les résultats de tests Covid dans un fichier Excel. Entre le 25 septembre et le 2 octobre, 15 841 cas positifs disparaissent purement et simplement du comptage national. Des milliers de personnes contagieuses ne sont jamais rappelées.

La cause n'est ni un piratage ni une panne : le fichier était enregistré dans un ancien format Excel, limité à environ 65 000 lignes. Une fois cette limite atteinte, les nouveaux résultats n'ont pas provoqué d'erreur. Ils ont simplement été ignorés, en silence. Personne n'a été averti.

C'est exactement le point aveugle d'un tableur, et il n'a rien à voir avec la compétence de celui qui l'utilise. Un logiciel métier bien conçu refuse une donnée aberrante et affiche un message. Un tableur, lui, accepte tout et se tait.

Ce que dit la recherche sur les erreurs de tableurs

Les travaux universitaires de Raymond Panko, qui a compilé treize études d'audits de tableurs réellement utilisés en entreprise, aboutissent à un chiffre difficile à ignorer : 94 % des fichiers audités contenaient au moins une erreur. En moyenne, environ 5 % des cellules contrôlées étaient fausses.

Le détail le plus dérangeant est ailleurs. Ces recherches ont comparé des étudiants débutants et des utilisateurs expérimentés comptant plus de 250 heures de pratique : l'écart de taux d'erreur n'était pas significatif. Autrement dit, ce n'est pas un problème de formation. C'est la nature de l'outil.

Et cela ne concerne pas que les petites structures. Chez JPMorgan, en 2012, une série de modèles de risque tenus dans Excel, avec des copier-coller manuels d'un fichier à l'autre et une formule qui divisait par une somme au lieu d'une moyenne, a contribué à une perte de plus de 6 milliards de dollars. Le rapport d'enquête interne de la banque le documente lui-même.

Les sept signaux qui annoncent la bascule

Si trois de ces signaux vous concernent, vous n'utilisez plus un tableur : vous maintenez un logiciel sans le savoir.

• Plusieurs personnes modifient le même fichier, et vous ne savez pas toujours qui a changé quoi, ni quand.
• Il existe des fichiers nommés « final », « final_v2 » et « final_corrigé », et personne n'est certain du bon.
• La même information est saisie deux fois, dans deux outils différents, par deux personnes différentes.
• Une seule personne comprend vraiment le fichier, et vos congés d'été dépendent de sa disponibilité.
• Vous ne pouvez pas répondre en trente secondes à une question simple, comme le chiffre d'affaires par client sur les six derniers mois.
• Le fichier contient des données personnelles de clients ou de salariés, et il circule par e-mail.
• Si ce fichier disparaissait aujourd'hui, votre activité serait sérieusement perturbée.

Ce qu'une application fait, et qu'un tableur ne fera jamais

La différence n'est pas cosmétique. Elle porte sur cinq points qu'un tableur ne peut structurellement pas garantir.

• Elle refuse les données impossibles : une date de fin avant la date de début, un stock négatif, un client inexistant. Le contrôle est dans l'outil, pas dans la vigilance de l'utilisateur.
• Elle gère plusieurs personnes en même temps, sans écrasement ni version concurrente.
• Elle garde l'historique : qui a modifié quoi, quand, et quelle était la valeur avant.
• Elle donne à chacun ce qui le concerne : votre comptable, votre commercial et votre technicien ne voient pas les mêmes informations.
• Elle se connecte à vos autres outils — facturation, comptabilité, messagerie — pour supprimer la double saisie.

L'erreur à éviter : vouloir tout remplacer d'un coup

C'est le réflexe le plus naturel et le plus coûteux. Vouloir remplacer douze fichiers par une application complète en une fois produit un projet long, cher, et souvent abandonné avant d'avoir servi.

L'approche qui fonctionne est l'inverse : on prend le seul processus qui fait le plus mal, celui qui fait perdre du temps chaque semaine ou qui a déjà causé une erreur visible par un client. On le sort du tableur, on le met en service, on mesure. Les autres fichiers restent en place tant qu'ils font le travail — et beaucoup le font très bien.

Un point important : une application sur mesure n'est pas toujours la bonne réponse. Il arrive qu'un logiciel existant à quelques dizaines d'euros par mois couvre 90 % du besoin. Un professionnel honnête vous le dira avant de vous facturer un développement, et c'est aussi ce que je fais.

Par où commencer concrètement

Avant même de parler budget, prenez une feuille et notez trois choses : le processus qui vous coûte le plus de temps chaque semaine, le nombre de personnes qui touchent au fichier concerné, et ce qui se passerait s'il disparaissait demain. Ces trois réponses suffisent à savoir s'il faut agir maintenant ou attendre.

Si vous voulez un avis extérieur sur votre situation, un audit ciblé de vos fichiers et de vos processus permet de trancher en quelques jours, sans engager un projet complet. C'est généralement la manière la moins chère de découvrir qu'un développement n'était pas nécessaire — ou qu'il devient urgent.

Sources

• Raymond Panko — Spreadsheet Errors: What We Know, What We Think We Can Do
• Panko — What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today (revue des audits)
• The Register — Excel error blamed after England under-reports 16,000 COVID-19 cases
• PublicTechnology — Lost data on 16,000 coronavirus cases pinned on Excel
• Microsoft — Spécifications et limites d'Excel
• Forbes — Solutions to spreadsheet risk post JPMorgan's London Whale